「ファイリングシステム」の導入が完了しました！

市では、市民サービスの3本柱(ファイリングシステム、接遇向上、総合窓口)の改善に取り組んでいます。その第1弾として、平成23年度から進めてきた「ファイリングシステム」の導入が完了しました。

ファイリングシステムとは？

ファイリングシステムとは、「市が持っている文書を整理して、しっかりと管理する方法のことで、文書を職員の私物にせずに、市役所のものとして管理し、また、保存するだけでなく、適切に廃棄していくルールを作り、その結果として、文書をすぐに検索・利用できる状態にする。」ということです。

導入経緯

公文書の管理については、平成18年1月1日の合併後も、それぞれの旧市町のシステムで管理していましたが、新市としてしっかりと管理するためには、統一したルールによるファイリングシステムの構築が急務となっていました。

そこで、平成21年11月に「都城市文書管理基本方針」を、また、その方針に沿って、「都城市新文書管理構築事業実施計画」を平成23年3月に策定しました。そして、その実施計画に基づき、平成23年度からファイリングシステムの導入を始め、市役所全体を8ブロックに分けて、順次導入を行いました。

都城市文書管理基本方針 (PDFファイル/325.47キロバイト)

都城市新文書管理構築事業実施計画 (PDFファイル/443.4キロバイト)

導入実績

導入期間

平成23年4月1日～平成27年3月31日(4年間)

導入課(各事務局、各地区市民センターなどを含む)

延べ90課

導入内容

チューブファイルやリングファイルなどの簿冊方式からフォルダー方式への改善

導入方法

NPO法人行政文書管理改善機構の研修を受けた市の職員による自主導入
※職員による自主導入は、全国初の試み

導入効果

• 行政運営の基盤である公文書の管理をしっかりと行うことで、職員の意識改革、情報公開、個人情報保護にも適切に対応でき、市民サービスの向上につながりました。
• 公文書のファイル名による目録を作成することにより、書類の検索時間が、大幅に改善できました。
• 事務室が整理され、事務室の雰囲気が明るくなるとともに、職員が退庁した後は、「机の上は滑走路」(電話以外は何ものっていない状態)となって、事務室のスペースを効率的、かつ、機能的に使えるようになりました。
• 書類を探す時間が短縮されたことに伴う経費節減額は、4年間で282,775,000円と見込んでいます。

事務室の変化

ファイリングシステムの導入前の事務室の状況と、導入後の事務室の状況は、次のように変化しました。

導入前

導入後　　　　

今後の計画

• 今後は、ファイリングシステムの維持が重要となるため、庁内に設置している指名された職員からなる「都城市文書管理推進本部」及び「都城市文書管理委員会」がその役割を担っていきます。
• 今後、職員の中から「行政文書管理士」の資格を持つ職員を計画的に養成して、それらの職員を中心に、維持を行っていきます。

行政文書管理士とは

「行政文書管理士」とは、NPO法人行政文書管理改善機構が主宰する行政文書管理アカデミーを1年間受講し、卒業できた者に与えられる資格で、行政文書についてのいろいろな知識を持つ者のことです。

参考資料

維持管理の体制 (PDFファイル/75.51キロバイト)